在当今的网络环境下，我们有很多机会使用英语进行交流。在工作中，我们依靠写作技巧来影响、说服甚至领导他人。你有没有想过你的英语写作质量？ ？

如果你能提高你的写作技巧，你就能显得更专业，更好地沟通，甚至建立更好的关系。那么本文将与大家分享一些商务英语写作的原则和技巧。

原则 1：口头书写

一般来说，大家都认为商务写作需要正式，但我认为商务写作的重点是沟通，沟通不是华丽的言词，而是如何有效、准确地传达信息。

用口语表达写作会显得更加亲密，就像对话场景一样。如今，Gmail 也以对话风格设计其邮箱。可见，电子商务沟通应该简单明了。

例如： 电子邮件中可能会包含Please find returned...。这意味着“请查看附件”。更简单、更直接的说法是“我附加了一些东西”

原则二：注重礼貌和态度

在第一个原则下，有些人还有一个问题，就是过于简单化，最后可能会变成火星文。

例如：you写成u，are写成r。这样的写法不仅让人难以理解，而且还会让人觉得你的态度很随意。

也有一些词翻译过来确实是这个意思，但是却让人感觉不好。比如：fine，这个翻译过来就是好的意思，但是如果你用fine来直接回应别人的请求，就会让人觉得你的语气不太好。

当你心情好的时候，你可以说：棒极了，好极了，好极了！当你心情不好的时候，你可以说：糟糕，糟糕。

原则三：努力建立关系

这一原则是商务沟通的核心目的，即与他人建立关系。

任何沟通都是为了建立关系，无论是与同事、老板、还是客户。

建立关系的三个最重要的步骤是积极倾听、同理心回应以及建立自己的信誉。不要总是根据自己的观点来预设别人的立场。你应该倾听他们的需求，考虑双方，并以同理心回应。这将慢慢建立你作为一个人的信誉。

在这些原则之后，还有一些实用的写作技巧，可以帮助您写出更简单、更容易理解的信件。

提示 1：使用简单的句子和单词

这里有一个有趣的名字叫KISS，即Keep It Short and Simple，“简短而简单地表达自己”

不要说如果您能通知我我会很感激，而是说请让我知道。

用简单的句子来表达，单词也是如此。不要使用利用而是使用，不要使用尝试而是尝试，不要使用协助而是使用帮助，不要使用充分而是使用足够。

技巧2：使用主动而非被动

英语中主动语态和被动语态的语法规则有很多，但一般来说，使用被动语态的句子会比较长，缺乏活力。因此，在商务写作中，最好使用主动语态。

这一点和中文是一样的。一般我们说“我们已经完成了这项工作”而不是“这项工作已经由我们完成了”

例如：与其说“发票在归档之前必须仔细阅读”，不如说“请在归档之前仔细阅读发票”。 （请在存档前仔细检查收据。）

技巧 3：使用动词而不是名词化

英语中一个单词的词性有很多变化。所谓名词化，就是把原本可以用作动词的词，转变成名词来使用。

例如，动词“实现目标”就转化为“实现目标”。有些人可能认为这样比较正式，但其实没有必要。沟通需要简单明了。

不说完成，说完成，不说失败，说失败，不说决定，说决定。

提示 4：使用适当的语气

为了使信息达到沟通的目的，必须使用适当的语气。如果用词不当，别人可能会误解。

您可以添加限定词来减轻语气，或者使用更具假设性的语气以使其感觉不那么咄咄逼人。

例如：我希望你能帮助我，你可以说我希望你能帮助我。 （使用过去进行时）。或者使用“这可能是一个问题”的假设语气，而不是“这将是一个问题”。

以上就是商务写作的三大原则和四种技巧。在实际应用过程中，看看是否更精简，更容易理解，或者语气更合适。